7 spoznanj o podpori VTIS prostovoljcem
Manca Kunavar
10 minutno branje
“‘Prostovoljstvo je bistvo človeka. Nihče se ni prebil skozi življenje brez pomoči nekoga drugega.’’”
V Društvu VTIS smo v letu 2021 konkretno povečali število prostovoljcev, ki so steber našega društva in ustvarjajo lokalno in interesno skupnost, sooblikujejo našo mrežo preko svojih povezav in sodelovanj, so solidarni in si pomagajo med seboj, ustvarjajo vsebine itd. Z rastjo nismo več mogli obdržati iste strukture podpore kot v preteklosti, zato smo najprej povprašali prostovoljce, da nam povedo kako lahko izboljšamo našo podporo. Kot posledica smo organizirali prvi VTIS Forum na temo kako postati VTIS prostovoljec in na njem zaznali visok interes naših članov in članic, da se vključijo v prostovoljske aktivnosti, ki jih naše društvo ponuja. Poleg tega smo vpeljali par drugih izboljšav, ki bi jih radi delili z drugimi prostovoljskimi društvi, ki se spopadajo s podobnimi izzivi. Veseli bomo tudi novih idej in predlogov, kako okrepiti našo prostovoljsko skupnost. Vabljeni, da tudi vi (anonimno) delite ideje in predloge za izboljšave preko naslednjega obrazca.
Proaktivno iskanje povratne informacije in idej od prostovoljcev.
Preko fokusnih skupin (individualni sestanki z manjšim številom prostovoljcem, tistimi aktivnimi kot neaktivnimi) in ankete o članstvu smo pridobili pomembne informacije o tem, kaj moramo spremeniti, dodati oz. narediti drugače. Ena izmed stvari, ki smo jo ugotovili preko fokusnih skupin je, da bi moral biti prenos znanja in informacij od prejšnjih prostovoljcev na nove bolj strukturiran. Ker smo kot društvo lahko agilni, smo se na te povratne informacije hitro odzvali in v začetku letošnjega leta organizirali Bootcampe – srečanja za prostovoljce - ki so bila namenjena prenosu znanja in informacij, pripravili pa smo tudi priročnike in navodila na podlagi podatkov, ki smo jih pridobili o prostovoljcev iz prejšnjih let. Poleg deljenja informacije, so Bootcampi bili odlična platforma, da so se prostovoljci med seboj spoznali in z nami delili odlične dobre prakse in sveže ideje.
Jasna komunikacija o pričakovanjih, odgovornostih in koristih posamezne prostovoljske vloge.
Prostovoljci so nam v anketah in individualnih pogovorih izpostavili tudi, da je zanje zelo pomembno, da razumejo koliko časa jim bo prostovoljsko udejstvovanje vzelo in kaj se pričakuje od njih, saj se tako lahko bolj zavestno odločijo za to funkcijo. Kot društvo pa si s tem zagotovimo, da bo prostovoljska vloga opravljena po nekih naših standardih, predvsem pa odgovorno. Poleg vsega pa je izredno pomembno, da se izpostavijo koristi prostovoljskega udejstvovanja oziroma za posameznika. Posamezni prostovoljci vložijo veliko svojega časa in dela, zato je nujno, da dobijo nekaj nazaj in da za to kot društvo tudi poskrbimo. Prostovoljci so predvsem izpostavili nematerialne dobrine, od novih kontaktov, novega znanja in izkušenj.
Interaktivno uvajanje prostovoljcev
Pri uvajanju je poudarek na prenosu dobrih praks in informacij, razumevanju kje dobijo pomoč in na koga se vedno lahko obrnejo za podporo. Pomembno je zbrati vse standarde in pričakovanja na eno mesto, da ima prostovoljec vedno dostop do njih, npr. priročniki in seznam opravil oziroma nalog. Skupno srečanje, ki smo ga naslovili 'VTIS Bootcamp' in na katerem smo prostovoljcem za posamezno funkcijo prenesli vse informacije in navodila, med seboj podelili izkušnje in dobre prakse, srečanje pa izkoristili tudi za spoznavanje in druženje – tako smo povezali Slovence iz vseh koncev sveta preko naše misije društva. Na srečanju smo zbirali tudi nove ideje in neverjetno koliko novih predlogov smo dobili ob skupnem debatiranju in iskanju novih priložnosti. Poleg tega pa smo se naučili tudi, da moramo zmanjšati predajo prevelike količine znanja in raje uporabiti Bootcamp samo, da damo prostovoljcem pregled nad vsemi priročniki in podporo ter raje porabimo več časa za predajo dobrih praks, saj so jih naši prostovoljci polni. Po srečanjih smo vedno zagotovili, da imajo prostovoljci dostop do google driva, kjer smo zbrali vse materiale in posnetek Bootcampa na eno mesto.
Vzpostavitev redne komunikacije med prostovoljci.
Kanal za redno komunikacijo, kjer lahko člani kadarkoli vprašanja za pomoč je nujna, da se prostovoljci počutijo povezane in del skupnosti. V Društvu VTIS smo se odločili za izmenjavo znanj preko naše interne platforme Slack. Vse prostovoljce smo vključili v različne skupine, v katerih si dnevno izmenjujejo dobre prakse, izkušnje in informacije. Prostovoljci so v tem vsi skupaj in si pomagajo in se preko tega spodbuja inovativnost in širjenje dobrih praks na globalni in lokalni ravni.
Nudenje pomoči in podpore.
Kot že večkrat izpostavljeno v zgornjem besedilu je pomembno, da ima prostovoljec »main point of contact«, torej eno osebo na katero se lahko obrne z vsemi vprašanji in ki jih lahko poveže z relevantnimi ljudmi. V našem primeru je to vodja pisarne. Upravni odbor pa deluje kot pomožen mentor v primeru, da bi se člani radi pogovorili o njihovih izkušnjah in nasvetih. Vodja pisarne in člani UO so tudi v Slack kanalu, kjer lahko kadarkoli odgovorijo na vprašanja. Prostovoljcem stalno nudijo pomoč in podporo, če je potrebujejo. S tem še dodatno čutijo, da niso sami in da se lahko na nekoga obrnejo.
Odprtost za predloge in ideje prostovoljcev.
Kot je Steve Jobs rekel: zakaj bi zaposlili najboljše talente in jim potem naročili kako dobro delati? Isto verjamemo tudi pri Društvu VTIS – VTIS prostovoljci so pogumni in ambiciozni ter polni svežih idej. Zato spodbujamo inovativnost v okviru naše misije in vrednot, ki je vodilo za nase odločitve. Vrednote, ki smo jih mi 'prenesli' na naše prostovoljce so naslednje:
Vsak član je ambasador društva in ga sooblikuje s svojimi idejami.
S svojim pogumom, ambicijo in mrežo soustvarjamo spodbujevalno okolje za skupnost VTISovcev v tujini in Sloveniji.
Svoje znanje in izkušnje radi delimo in pomagamo drug drugemu.
Smo optimisti, v izzivih vidimo priložnosti in ne ovir.
Uspehe članov skupaj proslavljamo in jih delimo kot primere dobrih praks.
Proaktivno iščemo sodelovanja s Slovenijo in odpiramo nove priložnosti za kroženje znanja.
Delujemo transparentno in smo nepolitični.
Izpostavljanje prostovoljcev.
Naši prostovoljci so srce društva, ki nesebično in srčno podarjajo svoj čas, znanje ter energijo za drugega in za skupnost. Za ves njihov čas, energijo in zagnanost smo jim iskreno hvaležni. In prav se nam zdi, da so za svoje odlično delo tudi izpostavljeni, saj soustvarjajo našo skupnost. Tudi sami se še učimo vsako leto, kako to bolje početi. Vsekakor bo ne glede na to, kolikokrat se jim bomo zahvalili in jih izpostavili, bo premalo za vse, kar naredijo.
Izjemno ponosni smo na vse prostovoljce in na vsakega posebej, vsem se iskreno zahvaljujemo in se veselimo sodelovanja ter skupnih uspehov (ki jih glede na zavzetost in številne ideje, ne bo manjkalo). V tem letu bodo naše društvo sooblikovali naslednji prostovoljci:
Vodje lokalnih odborov: Tinkara Godec, Luka Svet, Maruša Godina, Aleksandra Krajnović, Nik Gal Golob, Hugo Bosio, Nejc Geržinič, Eva Avbelj, Ema Grčman, Dora Kastelic, Tin Jančevski, Gregor Bordon, Alina Schneider, Miha Pipan, Nina Drolc, Andrej Košmrlj, Miha Šaberl.
Člani lokalnih odborov: Maruška Strah, Klement Kralj, Benjamin Safaric, Anže Švara, Anže Šumah, Eva Kobal, Blaž Istenič Urh, Mojca Karin Rehar, Lea Bibič, Domen Škrab, Petra Ravbar, Samo Čebular, Anamarija Novak, Robert Boich, Vitan Blagotinšek, Miha Podbreznik, Karolina Štuhec, Lana Škrlec, Lara Oprešnik, Maruša Mohar, Špela Korat, Tara Zver, Blaž Oder, Lina Boljka, Vita Rehberger, Tjaša Prebil, Manuel Wedra, Ana Šemrov, Vasja Urh, Simon Pribac, Dunja Zorman, Dona Pavlin, Arne Bratkič, Andrej Ondracka, Neža Ribarič, Kajetana Bevc, Sabina Carli, Ana Berkopec, Marko Istenic, Julij Fischer, Eva Casagrande, Staša Rečnik, Nathan Jenko, Hana Veler, Samo Burja, Sonja Strah-Pleynet, Evelin Kranjc
Vodje interesnih skupin: Mirjam Grebenc, Kristijan Armeni, Polona Tepeš Safarič, Jaka Kragelj, Vasja Urh, Dona Pavlin, Romana Šuštar, Maruška Strah, Primož Rojac, Karlo Kopjar, Marko Istenič
Člani delovne zakonodajne skupine: Nina Flerin, Sandra Repše, Gregor Bordon, Ervin Rems, Boštjan Vihar, Nejc Stopnišek, Maya Petek, Tanja Sukič, Eva Rogelj, Franja Prosenc, Kristina Eleršič Filipič, Aj Ropret Knez, Nina Bednaršel, Breda Novotnik, Tea Romih, Tinca Lukan, Sebastian Dahle, Marina Klemenčič, Matjaž Leonardi, Katja Lorencic
Pisci vsebin: Lara Jerman, Maya Petek, Anj Humljan, Lara Oprešnik, Diana Džubur, Vesna Kuralr, Andrej Zupanec
VTIS mentorice in mentorji: Tanja Verlak, Žana Lah, Brigita Jurisic, Alma Mozetic, Vitan Blagotinšek, Neža Vadnjal, Ana Čehovin, Iztok Hvala, Jure Vrhunc, Evelina Ferrar, Aleksander Bakič, Pamela Krivec, Aljoša Marković, Barbara Seljak, Metka Gorkic, Tina Toni, Franja Prosenc, Anže Godicelj, Andrej Turk, Jan Medvešek, Damjana Kastelic, Eva Rogelj, Luka Repanšek, Marko Ketler, Kristi Hodak, Nika Anžiček, Lilijana Mikluš, Jurij Ličen, Neja Česnik, Andrej Košmrlj, Teja Pristavec, Maj Krumberger, Vid Čibej, David Marn, Tim Gornik, Taja Ložar, Tatjana Trcek, Boštjan Somen, Nace Zavrl, Alex Dajkovic, Lucia Lučka Klanšek, Igor Cesarec, Andrej Grebenc, Jaka Kragelj, Alenka Čopič, Miha Modic, Matej Reich, Gašper Ploj, Tjaša Lepko, Matej Banovec, Aleksandra Pekošak, Teja Urankar, Petra Bezeljak, Simon Sedej, Polona Globočnik, Alina Schneider, Marko Panjek, Mojca Frank Bertoncelj, Anže Županič, Blaž Gasparini, Barbara Steblaj, Tjaša Prebil, Miha Kebe, Nejc Lavric, Anja Kranjc Horvat, Julij Fischer, Nina Flerin, Alenka Guček, Petra Hribovšek, Matej Ramšak, Blažka Felicijan, Miha Šaberl, Benjamin Dobnikar, Tanja Pirnat, Dona Pavlin, Matevž Rašković, Sabina Carli, Sanela Kšela, Nejc Babič, Miha Babič, Boštjan Čeh, Vita Živa Alif, Nina Bednarsek, Dunja Zorman, Ema Grčman, Rok Jesenko, Jure Škarabot, Maruša Mohar, Gala Rogelj, Rok Strniša, Pia Lavriha, Marko Maver, Andrej Turk, Dominik Dolenc, Maša Šprajcar Rančić.
Iskrena hvala vsem!
“Prostovoljsko delo je delo, ki ga posameznik po svoji svobodni volji in brez pričakovanja materialnih koristi zase, opravlja v dobro drugih ali v splošno korist. Ljudje prostovoljijo iz različnih razlogov. Nekateri želijo nuditi pomoč posameznikom v stiski, vračati organizaciji od katere so v preteklosti sami prejemali pomoč, višati kakovost življenja v lokalni skupnosti ali spreminjati svet na bolje. Ob delu osebnostno rastejo in pridobivajo dragocene izkušnje. ”